Regulamin – DocPicasso

Niniejszy dokument stanowi oficjalną ofertę publiczną (dalej: „Regulamin”) serwisu DocPicasso (dalej: „Wykonawca”) zawarcia odpłatnej umowy o świadczenie usług na warunkach określonych poniżej z każdą osobą fizyczną posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych, która te warunki przyjmie (dalej: „Zamawiający”).

Regulamin jest napisany tak, aby każda ze stron jasno rozumiała, kto za co odpowiada, co dzieje się na każdym etapie i jak postąpić w razie rozbieżności.

Język Regulaminu. Oryginałem niniejszego Regulaminu jest tekst rosyjski: powstaje i jest poprawiany jako pierwszy, a teksty w pozostałych językach są tłumaczeniami opublikowanymi dla wygody. Umowę można zawrzeć w każdym z języków, w których Regulamin jest opublikowany na stronie: po rosyjsku, angielsku, hiszpańsku, czesku, niemiecku, włosku, polsku, francusku, portugalsku i turecku. Sprawa prowadzona jest w języku Czatu: Zamawiający pisze w swoim języku i w tym samym języku dostaje odpowiedzi, przy czym w korespondencji dopuszczalne jest tłumaczenie maszynowe. W razie rozbieżności między tłumaczeniem a tekstem rosyjskim pierwszeństwo ma tekst rosyjski.

Zasady tej nie stosuje się przeciwko Zamawiającemu będącemu konsumentem: jeżeli tłumaczenie, na którym polegał, dawało mu więcej praw albo obiecywało więcej niż tekst rosyjski, stosuje się tłumaczenie.

Każda wersja językowa zawiera datę swojej redakcji. Zmiany tekstu rosyjskiego stosuje się do umów zawartych w innym języku od dnia opublikowania zaktualizowanego tłumaczenia; do tego czasu obowiązuje tłumaczenie opublikowane wcześniej.

1. Pojęcia

DTV – Destination Thailand Visa, długoterminowa wiza Królestwa Tajlandii dla osób pracujących zdalnie, freelancerów i specjalistów.
Usługi – usługi Wykonawcy z rozdziału 2: prowadzenie sprawy wizowej DTV (pkt 2.1), usługi dodatkowe (pkt 2.3) oraz usługi jednorazowe z pkt 2.5 i 2.6.
Konsulat składania wniosku – konsulat Tajlandii w kraju uzgodnionym przez strony do złożenia wniosku przez konkretnego Zamawiającego.
Komplet – komplet dokumentów do złożenia wniosku, zestawiony przez Wykonawcę z dokumentów i informacji przekazanych przez Zamawiającego oraz z przygotowanych na ich podstawie wniosków i formularzy. Bloki „Praca” i „Finanse” powstają z dokumentów Zamawiającego o jego zatrudnieniu i o jego środkach finansowych.
Komplet Zamawiającego – komplet dokumentów do złożenia wniosku o DTV, który Zamawiający zebrał samodzielnie (bez udziału Wykonawcy) i przekazał Wykonawcy do kontroli zgodnie z pkt 2.5; w odróżnieniu od Kompletu nie jest zestawiany przez Wykonawcę.
Protokół z kontroli – pisemny dokument z wynikami kontroli Kompletu Zamawiającego (pkt 2.5); na stronie także „protokół”, „pisemny protokół” (w tekście również „Protokół”).
Wezwanie do uzupełnienia – prośba konsulatu o dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienia; zwykły etap rozpatrywania wniosku, który nie jest odmową (w tekście również „wezwanie”).
Czat – rozmowa z Zamawiającym na Telegramie lub WhatsAppie (albo w innym kanale uzgodnionym przez Strony), w której Wykonawca prowadzi Sprawę. Czat jest oficjalnym kanałem komunikacji w Sprawie: Strony wymieniają się w nim dokumentami i dokonują w nim uzgodnień, potwierdzeń i zawiadomień przewidzianych niniejszym Regulaminem (pkt 10.9). Kontakt innymi kanałami (e-mail, media społecznościowe) nie jest oficjalną korespondencją w Sprawie, dopóki nie zostanie powtórzony na Czacie.
Sprawa – sprawa jednego wnioskodawcy albo rodziny (małżonkowie pozostający w formalnym małżeństwie oraz dzieci), która jest prowadzona wspólnie i którą Wykonawca prowadzi od uzgodnienia warunków aż do wyniku (w tekście również „sprawa”).
Dni robocze – poniedziałek–piątek.
Pracownia – serwis DocPicasso; w niniejszym Regulaminie słowa „Wykonawca” i „pracownia” są używane jako równoznaczne.

2. Przedmiot umowy

2.1. Prowadzenie sprawy wizowej DTV

Prowadzenie sprawy wizowej DTV obejmuje:

1.Sprawdzenie danych i dokumentów Zamawiającego pod kątem zgodności z wymogami wizy DTV.
2.Ustalenie konsulatu składania wniosku na podstawie danych Zamawiającego (obywatelstwo, kraj pobytu, historia podróży) oraz aktualnych wymogów konsulatów.
3.Przygotowanie Kompletu (bloki „Praca” i „Finanse”) pod datę referencyjną Sprawy (rozdział 4), w tym tłumaczenia dokumentów Kompletu i ich poświadczenie w zakresie wykonywanym po stronie Wykonawcy; wymogi konsulatu, w którym składany jest wniosek, co do formy tłumaczeń i poświadczeń Strony uzgadniają na Czacie osobno dla każdego konsulatu.
4.Opiekę przy składaniu wniosku w konsulacie.
5.Przygotowanie odpowiedzi na wezwania konsulatu do uzupełnienia w ciągu 1–2 dni roboczych od chwili, w której Wykonawca potwierdził na Czacie otrzymanie od Zamawiającego wszystkich potrzebnych materiałów; przy złożonych wezwaniach termin się wydłuża – Wykonawca informuje o tym na Czacie.
6.Wsparcie informacyjne Zamawiającego aż do wyniku złożonego wniosku, wraz z przypominaniem o kluczowych terminach.

Ustalanie autentyczności dokumentów Zamawiającego nie wchodzi w zakres Usług: Wykonawca go nie prowadzi i nie wydaje sądów o autentyczności. Jeżeli podczas pracy z dokumentami Wykonawca nabierze wątpliwości co do wiarygodności przekazanych dokumentów lub informacji, przekazuje Zamawiającemu charakter wątpliwości (co dokładnie budzi zastrzeżenia – na przykład niespójność liczb albo dat), nie wyciągając wniosków co do jej przyczyn. Decyzję o użyciu dokumentu, co do którego zgłoszono wątpliwość, podejmuje Zamawiający; skład i sposób opracowania Kompletu pozostają przy tym profesjonalną metodyką Wykonawcy (rozdział 6). Za wiarygodność przekazanych dokumentów i informacji odpowiada Zamawiający (rozdział 7); skutki niewiarygodności dla decyzji konsulatu – pkt 9.2 i 9.4.

2.2. Co NIE wchodzi w zakres usług dotyczących DTV

Nie wchodzą w zakres usług z pkt 2.1 i Zamawiający opłaca je lub wykonuje samodzielnie:

Opłata konsularna – Zamawiający wnosi ją osobno, bezpośrednio do konsulatu, za każdego wnioskodawcę. Wysokość opłaty ustala konsulat składania wniosku, różni się ona w zależności od konsulatu i może się zmieniać; aktualną kwotę Wykonawca podaje na prośbę Zamawiającego.
Bilety lotnicze, rezerwacja noclegu, ubezpieczenie, roaming.
Przedłużenie pobytu na terenie Tajlandii, wyjazd i ponowny wjazd (border run), otwarcie tajskiego konta bankowego, obsługa podatkowa, tajskie prawo jazdy i inne sprawy niezwiązane z uzyskaniem wizy DTV.
Wizy innych kategorii i krajów – nie wchodzą w skład usług dotyczących DTV; poszczególne kierunki są świadczone jako usługi dodatkowe (pkt 2.3).
Poświadczenie notarialne, legalizacja, apostille i tłumaczenia przysięgłe, które zgodnie z wymogami konsulatu wykonuje się w kraju Zamawiającego u notariusza, tłumacza przysięgłego lub w organach państwowych – Zamawiający załatwia i opłaca samodzielnie; Wykonawca wskazuje, czego dokładnie wymaga konsulat, i przygotowuje dokumenty do takiego poświadczenia.

To, co wymieniono w pkt 2.2, nie wchodzi w zakres usług dotyczących DTV i Wykonawca nie odpowiada za wynik w tych sprawach, przy części z nich udziela jednak informacji poglądowych w dobrej wierze. Część wymienionych rzeczy można zamówić jako usługę dodatkową (pkt 2.3).

2.3. Usługi dodatkowe

Poza prowadzeniem sprawy wizowej DTV Wykonawca świadczy odrębne usługi dodatkowe, w tym:

VIP Fast Track – powitanie Zamawiającego na lotnisku i opieka przy kontroli paszportowej oraz przy uzyskaniu pieczątek wjazdowych;
Wizy innych krajów i kierunków – przygotowanie i złożenie dokumentów na kierunkach opublikowanych na stronie albo uzgodnionych na Czacie;
Uzyskanie DTV ze złożeniem wniosku przez osoby zaangażowane przez Wykonawcę – w konsulacie dostępnym dla Zamawiającego według aktualnych wymogów konsulatów, dla wnioskodawców spełniających te wymogi; usługa jest świadczona na warunkach indywidualnych, które Wykonawca przesyła na Czat przed płatnością i które uznaje się za uzgodnione w trybie pkt 3.3. Do tej usługi nie stosuje się rozdziału 4 ani pkt 5.1–5.3, 5.7, 8.1–8.12 i 9.1–9.5, chyba że warunki stanowią inaczej; pkt 5.4–5.6, 5.8 i 9.6–9.10 stosuje się. Prawo odstąpienia z pkt 3.4 zostaje zachowane; skutki odstąpienia po potwierdzeniu przez Wykonawcę na Czacie rozpoczęcia pracy określają warunki. Sposób opłacenia opłaty konsularnej, tryb złożenia wniosku oraz dostęp zaangażowanych osób do kont Zamawiającego opisują warunki;
inne usługi jednorazowe, których zakres strony ustalają na Czacie.

Warunki usług dodatkowych:

zakres, terminy, cena i sposób zapłaty każdej usługi dodatkowej są uzgadniane na Czacie; w tej części umowa zostaje zawarta przez przyjęcie oferty zgodnie z rozdziałem 3. Rozdziały 4 i 5 opisują tryb pracy przy DTV i do usług dodatkowych stosuje się je tylko w zakresie uzgodnionym na Czacie;
Wykonawca ma prawo powierzyć wykonanie poszczególnych etapów osobom trzecim, pozostając dla Zamawiającego jednym punktem kontaktu i odpowiadając za organizację procesu;
terminy rozpatrywania wniosków, wykaz wymogów i decyzje końcowe ustalają organy graniczne, imigracyjne i konsularne danego kraju i pozostają one poza kontrolą Wykonawcy (pkt 9.6, 9.10); terminy podawane przez Wykonawcę są orientacyjne i organy te mogą je zmienić;
gwarancje i tryb zwrotu przewidziane w rozdziałach 8 i 9 dotyczą wyłącznie prowadzenia sprawy wizowej DTV (pkt 2.1); przy usługach dodatkowych odpowiedzialność Wykonawcy jest ograniczona do ceny danej usługi; do usług jednorazowych z pkt 2.5 i 2.6 stosuje się warunki tych punktów oraz pkt 8.12;
usługę VIP Fast Track uważa się za wykonaną z chwilą przybycia osoby towarzyszącej na uzgodnione miejsce o uzgodnionej porze, jeżeli opieka nie doszła do skutku z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego albo organów; przy opóźnieniu lotu Strony uzgadniają przełożenie na Czacie; działania organów granicznych, imigracyjnych i konsularnych nie należą do przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;
rezygnacja Zamawiającego z usługi dodatkowej. Za potwierdzenie zamówienia uważa się uzgodnienie na Czacie zakresu, ceny oraz – przy usługach z datą – daty i godziny usługi wraz z jej opłaceniem. Do rozpoczęcia organizacji zapłacona kwota jest zwracana w całości; przy rezygnacji po rozpoczęciu organizacji albo świadczenia zwrot następuje po potrąceniu wartości wykonanej części i faktycznie poniesionych przez Wykonawcę kosztów organizacyjnych (rezerwacja, uzgodnienia, przygotowanie i obecność na miejscu), które mogą sięgać 100% ceny usługi. Przy usługach z uzgodnioną datą i godziną organizacja zaczyna się z chwilą potwierdzenia zamówienia, a poniesione koszty organizacyjne są bezzwrotne. Wysokość potrącenia Wykonawca podaje Zamawiającemu na Czacie;
jeżeli usługa dodatkowa nie została wykonana z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu zwraca się 100% jej ceny.

2.4. Charakter i granice Usług

Wykonawca pracuje z dokumentami i danymi: Usługi z niniejszego Regulaminu polegają na przygotowaniu, sprawdzeniu i opracowaniu dokumentów, na opiece przy ich składaniu oraz na udzielaniu informacji poglądowych. Wykonawca nie świadczy pomocy prawnej i nie sporządza opinii prawnych, nie reprezentuje Zamawiającego przed sądami i organami państwowymi (techniczne przekazanie dokumentów i opłacenie opłat przez osoby zaangażowane zgodnie z pkt 2.3 nie jest reprezentacją), nie świadczy usług audytorskich, księgowych, podatkowych, finansowych ani inwestycyjnych. Takie usługi nie są przedmiotem umowy; jeżeli są potrzebne, Zamawiający zwraca się o nie do właściwych specjalistów samodzielnie.

Informacje poglądowe (pkt 2.1, 2.2, 8.7) – wiadomości o opublikowanych wymogach konsulatów, o trybie postępowania i o obserwowanej pracy konsulatów. Opierają się na obserwacji pracy konsulatów, na analizie i porównywaniu źródeł otwartych oraz na własnej praktyce Wykonawcy; są udzielane w celach informacyjnych, oddają stan na chwilę udzielenia i nie są opinią, oceną ani obietnicą określonej decyzji. Tryb, wymogi i praktyka konsulatów zmieniają się bez uprzedzenia i poza kontrolą Wykonawcy (pkt 9.4, 9.6): ich zmiana po udzieleniu informacji nie jest błędem Wykonawcy i nie rodzi jego odpowiedzialności.

Niniejszy punkt nie zawęża zakresu prac wymienionych wprost w pkt 2.1, 2.3, 2.5 i 2.6 ani nie dotyczy list kontrolnych, instrukcji, Protokołów z kontroli (pkt 2.5), odpowiedzi na wezwania do uzupełnienia (pkt 2.6) i innych materiałów przygotowywanych w ramach tych prac: są one wynikiem opłaconej pracy z dokumentami i danymi Zamawiającego, a nie informacją poglądową w rozumieniu poprzedniego akapitu (odpowiedzialność za nie – rozdziały 8–9, przy usługach jednorazowych – pkt 2.5, 2.6 i 8.12). Ustalenie konsulatu składania wniosku i przygotowanie odpowiedzi na wezwania do uzupełnienia to etapy przygotowania Kompletu i opieki przy składaniu wniosku, wykonywane na podstawie danych Zamawiającego i aktualnych wymogów konsulatów. Decyzję o złożeniu wniosku i o odbyciu podróży podejmuje Zamawiający.

2.5. Kontrola Kompletu Zamawiającego

Usługa jednorazowa dla Zamawiającego, który sam zebrał komplet dokumentów do złożenia wniosku o DTV i przygotowuje się do samodzielnego złożenia. Wykonawca sprawdza Komplet Zamawiającego pod kątem zgodności z opublikowanymi wymogami konsulatu składania wniosku, który wskazuje Zamawiający, i przesyła pisemny Protokół z kontroli (rozdział 1). Na stronie i na Czacie usługa może być nazywana Preflight Check (kontrola przed startem). Cena – 300 USD za jeden Komplet Zamawiającego (jeden wnioskodawca); płatność – pkt 5.7.

Co obejmuje. Protokół zawiera: wykaz pozycji Kompletu Zamawiającego z adnotacją o zgodności albo niezgodności z wymogami konsulatu składania wniosku – co do kompletności i co do treści (rodzaj, forma i okres dokumentu; kwoty, daty, wzajemna spójność dokumentów); wykryte niezgodności i rozbieżności ze wskazaniem dokumentu, w którym je znaleziono; pozycje, przy których według obserwowanej praktyki konsulatów prawdopodobne jest wezwanie do uzupełnienia; wyniki technicznej kontroli dokumentów finansowych pod kątem śladów zmian i rozbieżności. Protokół może zawierać liczbową ocenę gotowości Kompletu Zamawiającego (na stronie – „ocena punktowa”): oddaje ona stan Kompletu Zamawiającego w pozycjach Protokołu na chwilę kontroli i nie jest prognozą, zapewnieniem ani obietnicą określonej decyzji konsulatu. Jeżeli Komplet Zamawiającego odpowiada wymogom, Protokół tak właśnie stwierdza.

Granice usługi:

jeden Komplet Zamawiającego – jeden Protokół. Komplet Zamawiającego przekazuje się jedną przesyłką w postaci uzgodnionej na Czacie – dokładnie takiej, w jakiej trafiłby do konsulatu; dosyłanie i wymiana dokumentów po przekazaniu do kontroli nie wchodzą w zakres usługi, a nowy albo uzupełniony Komplet Zamawiającego jest nową usługą;
kontrola odbywa się bez rozmów telefonicznych i bez korespondencji o treści Kompletu Zamawiającego i Protokołu: wynikiem usługi jest Protokół. Usunięcie wykrytych niezgodności nie wchodzi w zakres usługi, a Protokół nie zawiera wskazówek co do poprawek: niezgodności Zamawiający usuwa sam albo zamawia prowadzenie sprawy wizowej DTV (pkt 2.1);
konsulat składania wniosku wskazuje do kontroli Zamawiający; ustalenie ścieżki składania wniosku nie wchodzi w zakres usługi;
Kompletu Zamawiającego na kilku wnioskodawców (rodzinę) nie przyjmuje się do kontroli, jeżeli zakres i cena takiej kontroli nie zostały odrębnie uzgodnione na Czacie;
gwarancje z pkt 8.1–8.11 (w tym bezpłatne ponowne złożenie wniosku z pkt 8.2, pkt 8.5 i 8.8 oraz tryb zwrotu z pkt 8.9) i zwrot z pkt 9.3 nie mają do tej usługi zastosowania; zwrot – pkt 8.12; odpowiedzialność Wykonawcy jest ograniczona do ceny usługi. O wniosku decyduje konsulat (pkt 9.4, 9.6): Protokół nie gwarantuje przyjęcia wniosku ani pozytywnej decyzji.

Termin. Protokół jest przesyłany na Czacie w ciągu 2 (dwóch) dni roboczych od chwili, w której Wykonawca potwierdził na Czacie otrzymanie płatności i Kompletu Zamawiającego w całości (pkt 5.7). Jeżeli kontrola się komplikuje, Wykonawca informuje Zamawiającego o nowym terminie przed upływem bieżącego. Na czas potwierdzania dokumentu (akapit niżej) bieg terminu ulega zawieszeniu.

Dokument ze śladami zmian. Jeżeli kontrola techniczna pokaże w dokumencie ślady zmian albo nieścisłości, Wykonawca nie wyciąga wniosków co do ich przyczyn: prosi Zamawiającego o potwierdzenie dokumentu i sam proponuje na Czacie sposób potwierdzenia (jaki dokument albo jaka czynność potwierdzi dane) oraz termin. Potwierdzony dokument jest sprawdzany w zwykłym trybie. Jeżeli dokument nie zostanie potwierdzony w uzgodnionym terminie, Protokół wydaje się co do pozostałej części Kompletu Zamawiającego, a przy tym dokumencie wskazuje się wyłącznie charakter niezgodności (na przykład: „na wyciągu z konta nie zgadzają się liczby”) – bez wskazania, gdzie dokładnie, i bez wskazówek co do poprawek. Usługę uważa się przy tym za wykonaną, zwrot nie przysługuje. Metod kontroli technicznej Wykonawca nie ujawnia.

Chwila wykonania. Usługę uważa się za wykonaną z chwilą przesłania Protokołu na Czacie.

Zaliczenie przy przejściu na prowadzenie sprawy. Jeżeli Zamawiający, który opłacił kontrolę, zamawia prowadzenie sprawy wizowej DTV (pkt 2.1), zapłacone za kontrolę 300 USD zalicza się na poczet ceny Usług: według taryf obowiązujących w chwili dopłaty; bez ograniczenia terminem; jednorazowo – do jednej Sprawy tego samego Zamawiającego (wnioskodawcy, którego Komplet Zamawiającego był sprawdzany); wyłącznie przez zaliczenie – zaliczana kwota nie podlega wypłacie w pieniądzu. Zaliczana kwota pokrywa zaliczkę z pkt 5.2 (osobno się jej nie wnosi), a reszta zostaje zaliczona przy pełnej płatności (pkt 5.3). Zaliczona kwota jest zapłatą za już wykonaną pracę przy kontroli, dlatego po zaliczeniu jest bezzwrotna przy każdym dalszym wyniku Sprawy i nie przenosi się na inną Sprawę. W Sprawie zaliczona kwota pełni rolę depozytu (pkt 5.2, 8.9): przy zwrotach z pkt 8.9 bezzwrotną kwotą zatrzymywaną wobec takiego Zamawiającego jest zaliczone 300 USD – depozytu nie zatrzymuje się po raz drugi z kwot zapłaconych w pieniądzu, a zwroty liczy się od kwot zapłaconych ponad kwotę zaliczoną. Wyjątku z pkt 8.9 dotyczącego zwrotu depozytu (lista kontrolna jeszcze nie została wysłana) nie stosuje się do kwoty zaliczonej: praca przy kontroli jest w tym momencie już wykonana.

2.6. Przygotowanie odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia przy wniosku złożonym bez udziału Wykonawcy

Usługa jednorazowa dla Zamawiającego, który złożył wniosek o DTV sam albo z udziałem osób trzecich i otrzymał wezwanie konsulatu do uzupełnienia: Wykonawca przygotowuje tekst odpowiedzi na jedno wezwanie i tryb jej wysłania. Cena – 300 USD za jedno wezwanie; płatność – pkt 5.7.

Warunki usługi:

jedno wezwanie – jedna odpowiedź. Usługa obejmuje jedno wezwanie konsulatu do uzupełnienia przy jednym wniosku; kolejne albo nowe wezwanie jest nową usługą. Prowadzenie wniosku aż do decyzji, odpowiedzi na następne wezwania, przypominanie o terminach i inne czynności w sprawie nie wchodzą w zakres usługi;
praca wyłącznie na przysłanych materiałach. Wykonawca przygotowuje odpowiedź na podstawie tekstu wezwania, informacji o złożonym wniosku i dokumentów w takiej postaci, w jakiej przysłał je Zamawiający. Złożony wniosek ani konto Zamawiającego nie są dla Wykonawcy dostępne; za zgodność przysłanych materiałów z faktycznie złożonym wnioskiem odpowiada Zamawiający. Rozbieżność odpowiedzi ze złożonym wnioskiem, wywołana niekompletnością albo nieścisłością przysłanych materiałów, nie jest błędem Wykonawcy;
termin. Usługa zostaje przyjęta, jeżeli od chwili potwierdzenia płatności i otrzymania wszystkich materiałów do upływu terminu odpowiedzi wyznaczonego przez konsulat pozostają co najmniej 3 (trzy) dni robocze. Wykonawca przekazuje odpowiedź na Czacie w ciągu 2 (dwóch) dni roboczych od tej chwili; zawiadomienie o nowym terminie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy nowy termin zostawia Zamawiającemu co najmniej jeden dzień roboczy na wysyłkę przed terminem konsulatu. Jeżeli przygotowanie odpowiedzi na czas nie jest możliwe, Wykonawca informuje o tym od razu i zwraca płatność w całości (pkt 8.12);
wysyła Zamawiający. Odpowiedź przesyła do konsulatu Zamawiający sam, ze swojego konta, w trybie opisanym przez Wykonawcę. Skutki opóźnienia wysyłki, odejścia od opisanego trybu i zmiany tekstu odpowiedzi ponosi Zamawiający;
prawo do odmowy. Wykonawca ma prawo odmówić wykonania usługi, gdy występują oznaki niewiarygodności przysłanych materiałów albo informacji, a także wtedy, gdy na podstawie przysłanych materiałów nie da się przygotować odpowiedzi; płatność jest w takim przypadku zwracana w całości (pkt 8.12);
wynikiem jest dokument: tekst odpowiedzi i tryb wysyłki. Usługę uważa się za wykonaną z chwilą ich przesłania na Czacie;
gwarancje z pkt 8.1–8.11 i zwrot z pkt 9.3 nie mają zastosowania; zwrot – pkt 8.12; odpowiedzialność Wykonawcy jest ograniczona do ceny usługi. O wniosku decyduje konsulat i decyzja ta pozostaje poza kontrolą Wykonawcy (pkt 9.4, 9.6).

3. Tryb zawarcia umowy (przyjęcie oferty)

3.1. Umowę uważa się za zawartą z chwilą, w której Zamawiający dokonał którejkolwiek z następujących czynności (przyjęcie oferty):

wyraził na Czacie zgodę na warunki niniejszego Regulaminu;
wniósł zaliczkę (zob. rozdział 5).

3.2. Przyjęcie oferty oznacza pełną i bezwarunkową akceptację warunków niniejszego Regulaminu przez Zamawiającego i jest równoznaczne z podpisaniem umowy.

3.3. Umowa zostaje zawarta przez przyjęcie niniejszego Regulaminu; odrębna umowa pisemna domyślnie nie jest sporządzana. Dla wybranych usług, warunków szczególnych albo sytuacji nietypowych Strony mogą ustalić warunki indywidualne na Czacie albo w odrębnym dokumencie – według uznania Wykonawcy. Warunki indywidualne uważa się za uzgodnione, gdy Wykonawca wyraźnie i jednoznacznie potwierdził je odrębną wiadomością na Czacie albo Strony ujęły je w odrębnym dokumencie; w odpowiedniej części takie warunki mają pierwszeństwo przed Regulaminem.

3.4. Prawo odstąpienia Zamawiającego będącego konsumentem. Zamawiający będący konsumentem (osoba fizyczna zamawiająca Usługi na potrzeby osobiste), niezależnie od państwa zamieszkania, ma prawo w ciągu 14 (czternastu) dni od dnia zawarcia umowy odstąpić od niej bez podania przyczyny. Wystarczy jednoznaczne oświadczenie wysłane na Czacie albo pocztą elektroniczną na hello@docpicasso.com (do takiego oświadczenia nie stosuje się zasady z pkt 10.9 o kanale oficjalnym); Zamawiający może skorzystać z formularza z Załącznika 1, ale nie ma takiego obowiązku. Po przyjęciu oferty Wykonawca potwierdza zawarcie umowy na Czacie i przesyła Zamawiającemu plik z tekstem Regulaminu w wersji obowiązującej w chwili przyjęcia oferty, w języku Zamawiającego. Zwrot na podstawie oświadczenia o odstąpieniu następuje w ciągu 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania oświadczenia, w trybie ostatniego akapitu pkt 8.9.

Wnosząc zaliczkę (pkt 5.2), Zamawiający wyraźnie żąda, aby Wykonawca rozpoczął świadczenie Usług natychmiast, przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, i jest poinformowany o skutkach takiego żądania:

odstąpienie zgłoszone przed wysłaniem listy kontrolnej (rozdział 4, pkt 2) – Zamawiającemu zwraca się 100% zapłaconej kwoty, wraz z zaliczką;
odstąpienie zgłoszone po wysłaniu listy kontrolnej – Zamawiający płaci za część proporcjonalną do pracy wykonanej do chwili otrzymania oświadczenia; wysokość tej zapłaty określa pkt 8.9, a reszta zapłaconej kwoty jest zwracana;
Usługi wykonane w całości – prawo odstąpienia wygasa; za pełne wykonanie Usług uważa się przekazanie Zamawiającemu pełnego finalnego Kompletu (pkt 8.9).

Wobec Zamawiającego będącego konsumentem, który mieszka w Brazylii, obowiązuje dodatkowo zasada z art. 49 brazylijskiego Kodeksu ochrony konsumenta: przy odstąpieniu zgłoszonym w ciągu 7 (siedmiu) dni od dnia zawarcia umowy zwracane jest 100% zapłaconej kwoty niezależnie od etapu pracy; od 8. dnia stosuje się ogólne zasady niniejszego punktu.

Niniejszy punkt nie ogranicza innych praw Zamawiającego będącego konsumentem, przyznanych mu bezwzględnie obowiązującymi przepisami państwa jego zamieszkania (pkt 8.11, 11.5).

4. Etapy i tryb pracy

1.Uzgodnienie warunków. Strony ustalają skład wnioskodawców i cenę Usług, co zostaje utrwalone na Czacie. Skład wnioskodawców Sprawy ustala się na tym etapie; dodanie wnioskodawcy to odrębne uzgodnienie warunków i ceny.
2.Zaliczka. Zamawiający wnosi zaliczkę – utrwala ona warunki i rezerwuje miejsce w harmonogramie pracowni. W ciągu 3 (trzech) dni roboczych po zaliczce Wykonawca przesyła Zamawiającemu osobistą listę kontrolną dokumentów wraz z wymogami wobec każdego z nich; od chwili wysłania listy kontrolnej uważa się, że Wykonawca przystąpił do pracy. Ścieżkę składania wniosku – konsulat i tryb złożenia Kompletu – Wykonawca ustala na podstawie danych Zamawiającego i uzgadnia z nim na Czacie przed rozpoczęciem przygotowania Kompletu; uzgodniona ścieżka zostaje przez Zamawiającego przyjęta i nie podlega zmianie z mocą wsteczną (pkt 9.3).
3.Dokumenty z listy kontrolnej. Zamawiający przysyła dokumenty z listy kontrolnej; Wykonawca w ciągu 3 (trzech) dni roboczych przy każdej przysłanej partii potwierdza kompletność: które pozycje listy kontrolnej są zamknięte (do pozycji dostarczono dokument wymaganego rodzaju, formy i okresu), które nie są zamknięte i czego brakuje. Etap kończy się potwierdzeniem Wykonawcy na Czacie: wszystkie pozycje listy kontrolnej są zamknięte. Takie potwierdzenie dotyczy kompletności, nie jest sprawdzeniem treści dokumentów (to następuje po pełnej płatności – pkt 5.2) i nie jest prognozą ani zapewnieniem co do decyzji konsulatu.
4.Pełna płatność. Gdy wszystkie pozycje listy kontrolnej są zamknięte, Wykonawca prosi o pełną płatność; jej wniesienie jest poleceniem rozpoczęcia przygotowania Kompletu (pkt 5.3).
5.Przygotowanie i złożenie. Zamawiający kupuje bilet – jego data zostaje utrwalona jako data referencyjna Sprawy, pod którą przygotowywany jest Komplet i planowane jest złożenie wniosku. Wykonawca przygotowuje Komplet pod datę referencyjną, przekazuje Zamawiającemu finalne formularze i dokumenty do sprawdzenia jego danych oraz zapewnia opiekę przy złożeniu wniosku.
6.Prowadzenie sprawy do końca. Wykonawca odpowiada na wezwania do uzupełnienia i prowadzi Sprawę aż do otrzymania decyzji konsulatu.

Podane przez Wykonawcę terminy gotowości poszczególnych etapów są terminami planowanymi. Jeżeli Sprawa się komplikuje (w tym przy złożonym wezwaniu do uzupełnienia), Wykonawca zawiadamia Zamawiającego na Czacie o nowym terminie przed upływem bieżącego; termin wskazany w zawiadomieniu zastępuje termin planowany.

Komplet przygotowuje się pod datę referencyjną obowiązującą w chwili jego przygotowania. Późniejsze przesunięcie daty referencyjnej z inicjatywy Zamawiającego nie znosi faktu przekazania Kompletu (pkt 8.9); ponowne przygotowanie Kompletu pod nową datę to odrębna usługa, uzgadniana na Czacie. Jeżeli potrzeba przesunięcia daty wynika z naruszenia przez Wykonawcę podanego przez niego terminu (z uwzględnieniem zawiadomień o nowych terminach), ponowne przygotowanie jest bezpłatne.

5. Cena i tryb zapłaty

5.1. Cenę Usług strony uzgadniają indywidualnie i utrwalają na Czacie (albo w dokumencie z warunkami indywidualnymi, pkt 3.3); cena jest uzgadniana w USD, jeżeli Strony wyraźnie nie wskazały innej waluty. Niniejszy Regulamin ustala tylko kwoty wprost w nim nazwane: zaliczkę (pkt 5.2) i cenę usług jednorazowych z pkt 2.5 i 2.6; innych kwot Regulamin nie ustala.

5.2. Zaliczka – 100 USD za sprawę (dalej także: depozyt). Za rodzinę wnosi się jedną zaliczkę, niezależnie od liczby członków rodziny (pojęcie „Sprawa” – rozdział 1). Zaliczka jest bezzwrotną opłatą za przyjęcie Sprawy do prowadzenia i za pierwszy etap prac (pkt 8.9), utrwala uzgodnione warunki, cenę i skład wnioskodawców oraz stanowi podstawę do rozpoczęcia prac; przy kontynuacji pracy zaliczka jest zaliczana na poczet ceny Usług. Zaliczka może być nazywana na stronie i na Czacie „Startem sprawy” albo „przedpłatą”. W ramach zaliczki Wykonawca wykonuje pierwszy etap prac z rozdziału 4: przesyła osobistą listę kontrolną dokumentów z wymogami wobec każdej pozycji, a na podstawie przysłanych przez Zamawiającego dokumentów potwierdza kompletność – które pozycje listy kontrolnej są zamknięte, które nie i czego brakuje. Sprawdzenie kompletności oznacza, że do pozycji listy kontrolnej dostarczono dokument wymaganego rodzaju, formy i okresu. Sprawdzenie treści dokumentów (kwoty, daty, wzajemna spójność dokumentów, ślady zmian) nie wchodzi w pierwszy etap: następuje ono w toku dalszego prowadzenia sprawy po pełnej płatności (rozdział 4, etap 5) albo jest zamawiane jako odrębna usługa (pkt 2.5). Zaliczenie zaliczki na poczet ceny Usług następuje przy każdym uzgodnionym zakresie prac. Jeżeli praca nad Sprawą zostaje przerwana – niezależnie od tego, która ze Stron i na jakim etapie ją przerwała – zaliczka (depozyt) pozostaje bezzwrotną opłatą za przyjęcie Sprawy do prowadzenia i za wykonany pierwszy etap (pkt 8.9). Jedyny wyjątek: Wykonawca zrezygnował ze Sprawy albo nie przystąpił do pracy przed wysłaniem listy kontrolnej – w tym przypadku zwracane jest 100% zapłaconej kwoty, wraz z depozytem (pkt 8.9).

5.3. Pełną płatność wnosi się na prośbę Wykonawcy – po tym, jak Zamawiający przysłał dokumenty z listy kontrolnej, a Wykonawca potwierdził ich kompletność: wszystkie pozycje listy kontrolnej są zamknięte (rozdział 4, pkt 5.2). Wniesienie pełnej płatności jest poleceniem rozpoczęcia przygotowania Kompletu.

5.4. Zapłata następuje sposobami uzgodnionymi przez strony na Czacie (w tym przelewem w USD/USDT). Prowizje sieciowe przy zapłacie ponosi Zamawiający.

5.5. Opłata konsularna i inne wydatki z pkt 2.2 nie wchodzą w cenę Usług.

5.6. Dane do zapłaty. Zapłata następuje na dane, które Wykonawca przesłał Zamawiającemu na Czacie. Dane otrzymane jakąkolwiek inną drogą są nieważne; przy jakichkolwiek wątpliwościach Zamawiający sprawdza dane na Czacie przed zapłatą.

5.7. Zapłata za usługi jednorazowe (pkt 2.5 i 2.6) następuje w całości przed rozpoczęciem pracy – w wysokości podanej w odpowiednim punkcie. Wykonawca przystępuje do pracy po tym, jak potwierdził na Czacie otrzymanie płatności i materiałów (Kompletu Zamawiającego albo materiałów wezwania do uzupełnienia); terminy z pkt 2.5 i 2.6 liczy się od tej chwili. Zaliczenie płatności z pkt 2.5 na poczet ceny prowadzenia sprawy następuje na zasadach z pkt 2.5; zwrot przy usługach jednorazowych – pkt 8.12.

5.8. Podatki. Uzgodniona cena Usług jest ceną ostateczną: Wykonawca ma siedzibę poza Unią Europejską, nie jest podatnikiem VAT w UE, a VAT ani inne podatki od sprzedaży nie są doliczane do ceny. Podatki, opłaty i prowizje pobierane w państwie Zamawiającego przy zapłacie za granicę (na przykład podatek od operacji walutowych albo podatek od importu usług, pobierane przez bank lub system płatniczy Zamawiającego) nie wchodzą w cenę Usług i jej nie obniżają: ponosi je Zamawiający.

6. Prawa i obowiązki Wykonawcy

Wykonawca zobowiązuje się:

Przygotować Komplet solidnie i w uzgodnionych terminach.
Ustalać konsulat składania wniosku na podstawie danych Zamawiającego i aktualnych wymogów konsulatów.
Odpowiadać na wezwania do uzupełnienia w trybie i terminach przewidzianych w pkt 2.1.
Pozostawać jednym punktem kontaktu Zamawiającego aż do zakończenia Sprawy.
Na bieżąco informować Zamawiającego o przebiegu Sprawy i o kluczowych terminach.
Zachowywać poufność danych Zamawiającego (rozdział 10).

Wykonawca ma prawo:

Żądać od Zamawiającego dokumentów i informacji potrzebnych do świadczenia Usług.
Ustalać skład i sposób opracowania Kompletu według własnej profesjonalnej metodyki.
Wstrzymać prace, gdy Zamawiający nie dostarcza potrzebnych danych albo spóźnia się z płatnością.

7. Prawa i obowiązki Zamawiającego

Zamawiający zobowiązuje się:

Przekazywać wiarygodne i pełne informacje oraz dokumenty. Odpowiedzialność za wiarygodność danych przekazanych przez Zamawiającego spoczywa na Zamawiającym.
Kupić bilet i tym samym utrwalić datę referencyjną Sprawy (rozdział 4); przesunięcie daty po rozpoczęciu prac obciąża Zamawiającego.
Przebywać w kraju składania wniosku przez cały czas rozpatrywania wniosku. Warunek ten wprost wpływa na wynik; każde odstępstwo uzgadnia się z Wykonawcą z wyprzedzeniem, a odpowiedzialność za skutki takiego odstępstwa ponosi Zamawiający.
Nie składać wniosków o inne wizy i statusy w czasie pracy nad Sprawą i rozpatrywania wniosku bez uzgodnienia z Wykonawcą: równoległe złożenie wniosku może przekreślić już złożoną sprawę.
Sprawnie (z reguły w ciągu 1–2 dni) dostarczać materiały żądane w wezwaniach do uzupełnienia: zdjęcia stron paszportu, aktualne selfie z kraju składania wniosku i inne żądane dokumenty.
Śledzić zawiadomienia konsulatu. Zawiadomienia w sprawie wniosku (w tym wezwania do uzupełnienia i decyzja) trafiają na konto i na pocztę Zamawiającego; Zamawiający je śledzi i niezwłocznie przesyła Wykonawcy na Czat.
Dotrzymywać terminów składania. Składać wniosek i przesyłać do konsulatu przygotowane przez Wykonawcę odpowiedzi na wezwania do uzupełnienia w terminach wskazanych w instrukcjach Wykonawcy; przy odpowiedzi na wezwanie – w ciągu 3 (trzech) dni roboczych od jej przekazania przez Wykonawcę, jeżeli instrukcja nie wskazuje innego terminu. Za przekazanie odpowiedzi uważa się przesłanie Zamawiającemu na Czacie pełnej odpowiedzi wraz z instrukcją wysyłki; termin liczy się od następnego dnia roboczego. Jeżeli wysyłka jest obiektywnie niemożliwa (portal albo konsulat są niedostępne), termin przedłuża się o czas niedostępności – Zamawiający zgłasza to na Czacie. Skutki opóźnienia złożenia wniosku albo wysyłki odpowiedzi ponosi Zamawiający.
Nie otwierać do edycji, nie zapisywać ponownie ani nie zmieniać gotowych plików Kompletu; w razie wykrycia nieścisłości – zgłosić to Wykonawcy, poprawki wnosi Wykonawca.
Samodzielnie wnieść opłatę konsularną i pokryć wydatki z pkt 2.2.
Sprawdzić swoje dane przed złożeniem wniosku. Zamawiający ma obowiązek sprawdzić pisownię imion i nazwisk oraz dane paszportowe we wszystkich finalnych formularzach i dokumentach przekazanych mu przed złożeniem wniosku; niesprawdzone błędy w tych danych należą do strefy wspólnej odpowiedzialności (pkt 9.3).
Potwierdzić prawdziwość swojej historii wizowej. Zamawiający oświadcza i gwarantuje, że przekazał Wykonawcy wszystkie znane mu okoliczności mogące wpłynąć na decyzję konsulatu, w tym poprzednie deportacje, odmowy wjazdu albo wydania wiz, niezamknięte lub obowiązujące wizy oraz przekroczenia dozwolonego okresu pobytu (overstay). Zatajenie albo zniekształcenie przez Zamawiającego takich znanych mu informacji przenosi odpowiedzialność za wywołaną tym odmowę na Zamawiającego (pkt 9.4).
Nie mieć innych obowiązujących wiz Tajlandii w chwili składania wniosku. Uzyskanie DTV jest nie do pogodzenia z inną obowiązującą wizą albo zezwoleniem na pobyt w Tajlandii: o wszystkich obowiązujących tajskich wizach i statusach Zamawiający informuje Wykonawcę przed rozpoczęciem prac, a tryb ich zamknięcia przed złożeniem wniosku zostaje ujęty w instrukcjach. Odmowa albo anulowanie wywołane obowiązującą tajską wizą, o której Zamawiający nie poinformował, to odpowiedzialność Zamawiającego (pkt 9.2, 9.4): nowe przygotowanie i złożenie wniosku wykonuje się za odrębną opłatą.

Zamawiający ma prawo:

Otrzymywać informacje o przebiegu Sprawy.
Przed pełną płatnością przysłać dokumenty z listy kontrolnej i otrzymać potwierdzenie Wykonawcy, że wszystkie pozycje listy kontrolnej są zamknięte (potwierdzenie kompletności – rozdział 4, pkt 5.2).
Zwracać się do Wykonawcy w sprawach przebiegu Sprawy, listy kontrolnej i składu Kompletu.

8. Gwarancje i ochrona Zamawiającego

8.1. Gwarancja prowadzenia sprawy do końca. Wykonawca gwarantuje, że doprowadzi Sprawę do wyniku oraz przygotuje dokumenty i poprowadzi ich złożenie tyle razy, ile będzie trzeba. Treść gwarancji:

Wykonawca dopracowuje Komplet i składa wniosek ponownie przy każdej odmowie, która nie została wywołana działaniami Zamawiającego (pkt 9.2) – bez dopłat za swoją pracę;
opłatę konsularną przy każdym złożeniu wniosku Zamawiający wnosi osobno (poza przypadkami przewidzianymi w pkt 9.3);
ostateczną decyzję podejmuje konsulat i pozostaje ona poza kontrolą Wykonawcy – dlatego gwarantowane jest nie „stuprocentowe przyznanie wizy”, lecz rzetelna praca i ponowne składanie wniosku aż do wyniku.

Gwarancja obejmuje ponowne złożenie wniosku po odmowie konsulatu; przerabianie Kompletu z powodu zmiany danych wyjściowych przez Zamawiającego (w tym daty referencyjnej) nie jest objęte gwarancją (rozdział 4).

8.2. Bezpłatne ponowne złożenie wniosku. Jeżeli konsulat z jakiegokolwiek powodu odmówi, Wykonawca bezpłatnie przygotuje zaktualizowany Komplet i poprowadzi ponowne złożenie wniosku. Ponowne złożenie następuje w tym samym konsulacie składania wniosku, jeżeli według aktualnych wymogów konsulatów jest on dla Zamawiającego jedynym dostępnym; jeżeli wymogi dopuszczają inny kierunek, ścieżkę ponownego złożenia Wykonawca ustala na podstawie danych Zamawiającego i aktualnych wymogów konsulatów oraz uzgadnia z Zamawiającym na Czacie (pkt 9.3). To podstawowa gwarancja pracowni: działa również wtedy, gdy przyczyny odmowy nie da się ustalić. Termin ponownego złożenia uzgadnia się na Czacie z uwzględnieniem gotowości Zamawiającego (pobyt w kraju składania wniosku, zaktualizowane dokumenty, wniesienie opłaty konsularnej) oraz wymogów konsulatu wobec ponownego złożenia. Jeżeli Zamawiający odkłada ponowne złożenie, wykonanie zobowiązania zostaje wstrzymane do czasu jego gotowości, o której informuje na Czacie; uzgodniona na Czacie przerwa nie jest brakiem kontaktu w rozumieniu pkt 8.9. Jeżeli również ponowne złożenie zakończyło się odmową, stosuje się pkt 9.3 i 9.5.

8.3. Zobowiązaniem Wykonawcy jest zapewnienie wyniku rzetelną pracą i ponownym składaniem wniosku; ostateczną decyzję podejmuje konsulat.

8.4. Gwarancja z pkt 8.2 obowiązuje pod warunkiem rzetelnego wykonywania przez Zamawiającego jego obowiązków z rozdziału 7.

8.5. Pełna płatność – po potwierdzeniu kompletności. Pełną cenę Zamawiający wnosi dopiero po tym, jak przysłał dokumenty z listy kontrolnej, a Wykonawca potwierdził, że wszystkie pozycje listy kontrolnej są zamknięte (rozdział 4, pkt 5.3). Do tej chwili Zamawiający ryzykuje wyłącznie zaliczką. Potwierdzenie kompletności nie zastępuje sprawdzenia treści dokumentów – to następuje po pełnej płatności (pkt 5.2); jeżeli w jego wyniku Wykonawca rezygnuje ze Sprawy (pkt 8.8), Zamawiającemu zwraca się wszystko, co zapłacił ponad depozyt (pkt 8.9).

8.6. Jeden punkt kontaktu i przejrzystość. Zamawiającemu przypisany jest opiekun, który prowadzi Sprawę aż do jej zakończenia. Zamawiający ma prawo zapytać na Czacie o status sprawy; Wykonawca odpowiada w godzinach pracy, z reguły w ciągu dnia roboczego. Wniosek składa się przez osobiste konto Zamawiającego na oficjalnym portalu konsulatu: konto, dostęp do niego i zawiadomienia konsulatu zostają u Zamawiającego na wszystkich etapach – Zamawiający sam widzi status swojego wniosku i otrzymaną wizę i nie jest w tym zależny od Wykonawcy.

8.7. Opieka po otrzymaniu wizy. Po pozytywnej decyzji Wykonawca udziela Zamawiającemu informacji poglądowych o samej wizie DTV: tryb wjazdu na wizie, przedłużenie pobytu, kolejne wjazdy. Przez cały okres ważności wizy Wykonawca pozostaje w kontakcie i udziela wsparcia informacyjnego w sprawach wizy DTV. Kwestie pobytu i codzienności niezwiązane z wizą DTV (raporty imigracyjne, rejestracja miejsca pobytu, konta bankowe itp.) nie są przedmiotem umowy (pkt 2.2) – w ich sprawie Wykonawca może dzielić się informacjami poglądowymi w dobrej wierze.

8.8. Uczciwe podejście. Jeżeli w wyniku sprawdzenia okaże się, że dane Zamawiającego nie odpowiadają wymogom wizy DTV, Wykonawca mówi o tym wprost i nie przyjmuje takiej Sprawy do prowadzenia (zwrot płatności – pkt 8.9). Przy zmianie zasad albo zamknięciu konsulatu w toku pracy Wykonawca bez dodatkowej opłaty przekierowuje złożenie wniosku na aktualny kierunek dostępny dla Zamawiającego; jeżeli według aktualnych wymogów konsulatów złożenie wniosku jest dla Zamawiającego niedostępne, stosuje się pkt 8.9 (okoliczności niezależne od Stron).

8.9. Zwrot płatności przy przerwaniu pracy. Tryb zwrotu zależy od etapu i od tego, z czyjej inicjatywy praca zostaje przerwana:

Wykonawca zrezygnował ze Sprawy przed rozpoczęciem prac albo nie przystąpił do pracy (nie wysłał listy kontrolnej w terminie z rozdziału 4) – w obu przypadkach lista kontrolna nie została jeszcze wysłana – Zamawiającemu zwraca się 100% wszystkich zapłaconych kwot, wraz z depozytem;
Wykonawca zrezygnował ze Sprawy po rozpoczęciu prac – od chwili wysłania listy kontrolnej (rozdział 4), na dowolnym etapie i z dowolnej przyczyny, w tym na podstawie pkt 8.5 i 8.8 – Zamawiającemu zwraca się wszystko, co zapłacił ponad depozyt; depozyt (100 USD za sprawę, pkt 5.2) zostaje zatrzymany jako bezzwrotna opłata za przyjęcie Sprawy do prowadzenia i za pierwszy etap prac (pkt 5.2);
wniesiono zaliczkę (depozyt), pełna płatność jeszcze nie nastąpiła – depozyt (100 USD za sprawę, pkt 5.2) jest bezzwrotną opłatą za przyjęcie Sprawy do prowadzenia. Od chwili wpłaty depozytu Wykonawca rezerwuje miejsce w harmonogramie pracowni i planuje obciążenie mistrzów z uwzględnieniem Sprawy, odmawiając innych zgłoszeń na te terminy, oraz od razu wykonuje pierwszy blok pracy: sprawdzenie danych Zamawiającego, ustalenie konsulatu składania wniosku, ułożenie osobistej listy kontrolnej dokumentów pod Sprawę i potwierdzenie kompletności dokumentów przysłanych według listy kontrolnej (pkt 5.2). Praca ta jest wykonywana niezależnie od tego, czy Zamawiający będzie kontynuował pracę nad Sprawą, a depozyt nie jest kwotą oddaną na przechowanie. Przy rezygnacji Zamawiającego na tym etapie depozyt zostaje zatrzymany, a wszystko zapłacone ponad depozyt jest zwracane. Jeżeli Zamawiający nie kontaktuje się i nie przysyła materiałów przez ponad 90 (dziewięćdziesiąt) kolejnych dni kalendarzowych, Sprawa zostaje zamknięta ze skutkami rezygnacji Zamawiającego na odpowiednim etapie; wznowienie pracy uzgadnia się na aktualnych warunkach;
wniesiono pełną płatność (pełna płatność to polecenie rozpoczęcia przygotowania Kompletu, pkt 5.3), a Komplet nie został jeszcze przekazany – przy wstrzymaniu pracy z inicjatywy Zamawiającego zwracana jest wniesiona kwota pomniejszona o kwotę równą 50% uzgodnionej ceny Usług (dokładnie 50% ceny Usług, a nie 50% wniesionej kwoty): połowa ceny pokrywa pracę wykonaną przez pracownię nad Sprawą i Strony uznają ją za uzgodnioną wycenę faktycznie wykonanej pracy;
Komplet został przekazany Zamawiającemu (za przekazanie uważa się przesłanie Zamawiającemu pełnego finalnego Kompletu, gotowego do złożenia pod datę referencyjną obowiązującą w chwili przygotowania – nie części i nie wersji roboczej) – zwrot nie przysługuje, usługa została wykonana;
świadczenie Usług stało się niemożliwe z okoliczności niezależnych od Stron (rozdział 12), w tym z powodu odwołania albo zawieszenia programu DTV: jeżeli Komplet został już przekazany – Zamawiającemu zwraca się 50% ceny Usług, a wykonana praca i wszystkie przygotowane dokumenty zostają u Zamawiającego (gotowy komplet nadaje się jako baza do innych wiz i wniosków); jeżeli Komplet nie został przekazany – zwracane jest wszystko, co zapłacono, pomniejszone o depozyt (100 USD za sprawę, pkt 5.2), który zostaje zatrzymany również w tym przypadku. W ten sposób Strony rozkładają między siebie skutki siły wyższej, nie przerzucając ich w całości na jedną stronę;
zwrot związany z odmową konsulatu regulują pkt 8.2 i 9.3 i nie należy on do niniejszego punktu.

Jeżeli zaliczka w Sprawie została pokryta zaliczeniem z pkt 2.5, rolę depozytu na potrzeby niniejszego punktu pełni kwota zaliczona (300 USD) w trybie ustalonym w pkt 2.5: jest ona bezzwrotna we wszystkich wymienionych przypadkach, w tym w pierwszym, a depozytu nie zatrzymuje się po raz drugi z kwot zapłaconych w pieniądzu.

Komplet uważa się za prawidłowy, jeżeli odpowiada uzgodnionej ścieżce i wymogom konsulatu składania wniosku. Skład i sposób opracowania Kompletu określa profesjonalna metodyka Wykonawcy (rozdział 6); brak zgody Zamawiającego na profesjonalne rozwiązania Wykonawcy nie jest niewykonaniem usługi i nie daje podstaw do zwrotu ponad to, co przewiduje niniejszy punkt.

Zwrot z niniejszego punktu następuje w ciągu 10 (dziesięciu) dni roboczych od chwili uznania przez Wykonawcę obowiązku zwrotu albo wejścia w życie rozstrzygnięcia sporu. Kwotę zwrotu określa się w USD (pkt 5.1); wypłata następuje, według wyboru Zamawiającego, przelewem w USDT albo przelewem bankowym na wskazane przez niego dane. Przy przeliczeniu na inną walutę stosuje się kurs z dnia zwrotu. Jeżeli Zamawiający nie poda danych albo nie wybierze sposobu wypłaty, termin przedłuża się o czas takiego opóźnienia. Wykonawca ma prawo poprosić o potwierdzenie, że dane płatnicze należą do Zamawiającego (ochrona przed oszustwem).

8.10. Sprawy rodzinne. Konsulat rozpatruje wniosek każdego członka rodziny osobno. Odmowa wobec członka rodziny dołączającego do wizy głównego wnioskodawcy nie wpływa na decyzje wobec pozostałych: już przyznane wizy zostają w mocy. Gwarancja ponownego złożenia wniosku (pkt 8.2) działa wobec każdego członka rodziny osobno: Wykonawca bezpłatnie dopracowuje Komplet i prowadzi ponowne złożenie wniosku tej osoby, której odmówiono (opłata konsularna – na zasadach z pkt 8.1 i 9.3).

8.11. Poszanowanie praw Zamawiającego. Nic w niniejszym Regulaminie nie ogranicza obowiązkowych praw Zamawiającego przewidzianych właściwymi przepisami. Strony wyraźnie uznają przy tym, że zaliczka (depozyt) ma charakter opłaty za przyjęcie Sprawy do prowadzenia i za natychmiast rozpoczynaną pracę pierwszego etapu i nie podlega zwrotowi niezależnie od tego, która ze Stron i na jakim etapie przerwała pracę (jedyny wyjątek to pierwszy przypadek z pkt 8.9: lista kontrolna nie została jeszcze wysłana), a wniesienie pełnej płatności jest poleceniem rozpoczęcia przygotowania Kompletu; z tego wynika tryb zwrotu z pkt 8.9.

8.12. Zwrot przy usługach jednorazowych (pkt 2.5 i 2.6). Tryb zwrotu z pkt 8.9 i 9.3 nie ma zastosowania do usług jednorazowych. Zwrot następuje tak:

Zamawiający zrezygnował z kontroli Kompletu Zamawiającego (pkt 2.5) przed przekazaniem Wykonawcy Kompletu Zamawiającego – zatrzymane zostaje 100 USD jako bezzwrotna opłata za przyjęcie zgłoszenia do kontroli i rezerwację miejsca w harmonogramie pracowni (z natury ta sama opłata co depozyt z pkt 5.2), a reszta zapłaconej kwoty jest zwracana (przy cenie z pkt 2.5 – 200 USD);
Zamawiający zrezygnował z usługi z pkt 2.6 przed przekazaniem Wykonawcy materiałów wezwania do uzupełnienia – zwracane jest 100% zapłaconej kwoty;
Wykonawca odmówił wykonania usługi (w tym przy usłudze z pkt 2.6 – wobec oznak niewiarygodności albo niemożności przygotowania odpowiedzi) albo nie przyjął Kompletu Zamawiającego do kontroli – zwracane jest 100% zapłaconej kwoty;
Wykonawca nie przesłał Protokołu albo odpowiedzi w terminie z pkt 2.5 lub 2.6 (z uwzględnieniem zawiadomienia o nowym terminie tam, gdzie jest ono dopuszczalne) – na żądanie Zamawiającego zwracane jest 100% zapłaconej kwoty;
po przekazaniu materiałów Wykonawcy rezygnacja Zamawiającego z usługi nie powoduje zwrotu: praca zaczyna się od razu po potwierdzeniu otrzymania płatności i materiałów (pkt 5.7). Od chwili przesłania Protokołu albo odpowiedzi usługę uważa się za wykonaną; wydanie Protokołu co do pozostałej części Kompletu Zamawiającego przy niepotwierdzonym dokumencie (pkt 2.5) jest wykonaniem usługi i zwrot nie przysługuje.

Zwrot następuje w trybie i terminach przewidzianych w ostatnim akapicie pkt 8.9.

9. Odpowiedzialność stron i granice gwarancji

9.1. Strony wychodzą z założenia, że zapłata pokrywa pracę Wykonawcy przy przygotowaniu Kompletu i prowadzeniu Sprawy. W przypadku przewidzianym w pkt 8.2 Wykonawca zapewnia wynik ponownym złożeniem wniosku bez dodatkowej opłaty za swoje usługi (opłatę konsularną Zamawiający wnosi na nowo, poza przypadkami przewidzianymi w pkt 9.3).

9.2. Gwarancja ponownego złożenia wniosku (pkt 8.2) nie ma zastosowania, jeżeli odmowa, anulowanie albo udaremnienie złożenia wniosku zostały wywołane działaniami Zamawiającego, w tym:

przekazaniem niewiarygodnych albo niepełnych informacji;
wyjazdem z kraju składania wniosku w czasie rozpatrywania bez uzgodnienia z Wykonawcą;
składaniem wniosków o inne wizy albo statusy w czasie pracy nad Sprawą i rozpatrywania wniosku bez uzgodnienia z Wykonawcą;
posiadaniem przez Zamawiającego w chwili składania wniosku innej obowiązującej wizy Tajlandii, o której nie poinformował Wykonawcy (rozdział 7);
brakiem odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia (wniosek zostaje automatycznie zamknięty przez konsulat po upływie 3 miesięcy);
odwołaniem albo udaremnieniem uzgodnionego złożenia wniosku decyzją Zamawiającego;
samodzielną zmianą gotowych dokumentów Kompletu;
złożeniem wniosku po terminie wskazanym w instrukcjach Wykonawcy;
nieprzesłaniem do konsulatu w terminie przygotowanej przez Wykonawcę odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia (rozdział 7);
niewykonaniem instrukcji Wykonawcy co do kroków składania wniosku.

W wymienionych przypadkach pracę Wykonawcy uważa się za wykonaną; nowe przygotowanie i złożenie wniosku są możliwe na warunkach uzgadnianych przez Strony odrębnie. Brak przypomnień ze strony Wykonawcy (pkt 2.1) nie zdejmuje z Zamawiającego jego obowiązków z rozdziału 7 i nie uchyla niniejszego punktu.

9.3. Uzgodnienie ścieżki składania wniosku i odpowiedzialność Wykonawcy.

Ścieżkę składania wniosku uzgadnia się z wyprzedzeniem. Konsulat składania wniosku i tryb złożenia Kompletu uzgadnia się z Zamawiającym przed rozpoczęciem przygotowania Kompletu i utrwala na Czacie. Uzgadniając ścieżkę, Zamawiający ją przyjmuje: zastrzeżeń do uzgodnionej ścieżki nie przyjmuje się później, a Zamawiający nie ma prawa zmienić jej z mocą wsteczną po wykonaniu pracy. Ścieżkę ustala się na podstawie danych Zamawiającego oraz wymogów i praktyki konsulatów znanych w chwili uzgodnienia. Późniejsza zmiana trybu, wymogów albo praktyki konsulatu – w tym nagłe wstrzymanie przyjmowania wniosków lub wydawania wiz – nie czyni z uzgodnionej ścieżki błędu Wykonawcy: w takim przypadku Wykonawca przekierowuje złożenie wniosku na aktualny kierunek dostępny dla Zamawiającego (pkt 8.2, 8.8; a przy jego braku – pkt 8.9), opłaty konsularne przy nowym złożeniu wnosi się na zasadach z pkt 8.1, a wydatki Zamawiającego poniesione z myślą o poprzedniej ścieżce (bilety, rezerwacje i inne wydatki z pkt 9.9) nie są zwracane.

Za co odpowiada Wykonawca. Za błąd Wykonawcy uznaje się rażący błąd faktyczny w przygotowanych przez Wykonawcę dokumentach albo instrukcjach, mogący wpłynąć na wynik, na przykład:

dokument nie odpowiada formie ustalonej przez konsulat składania wniosku;
rozbieżność kwot, dat albo numerów między dokumentami Kompletu (poza imionami, nazwiskami i danymi paszportowymi Zamawiającego – dla nich obowiązuje zasada 50/50 poniżej);
niewłaściwy format albo niepełna kompletność plików przekazywanych do złożenia;
faktycznie błędna instrukcja co do kroków składania wniosku.

Rażący błąd stwierdza się przy jednoczesnym spełnieniu dwóch warunków: (1) niezgodność obiektywnie występuje w materiałach Kompletu albo w instrukcjach – sprawdza się to po samych materiałach i opublikowanych wymogach konsulatu, w spornym przypadku z udziałem niezależnego eksperta (tryb poniżej); (2) niezgodność wiąże się z odmową albo nieprzyjęciem wniosku (nieprzyjęcie zrównuje się z odmową na potrzeby niniejszego punktu). Sformułowanie konsulatu samo w sobie rażącego błędu nie tworzy ani go nie wyklucza: jeżeli przyczyna podana przez konsulat obiektywnie nie potwierdza się w materiałach (Komplet odpowiada opublikowanym wymogom), taka odmowa należy do decyzji uznaniowych konsulatu (pkt 9.4). Inne rozbieżności i nieścisłości, które nie wpłynęły na przyjęcie wniosku i na decyzję, nie są rażącym błędem. Zwrot 75% (poniżej) stosuje się tylko w dwóch przypadkach: (1) rażący błąd potwierdzony jednocześnie wskazaniem konsulatu i materiałami; albo (2) rażący błąd uznany przez Wykonawcę. We wszystkich pozostałych przypadkach skutkiem stwierdzonego rażącego błędu jest ponowne złożenie wniosku w całości na koszt Wykonawcy, wraz z opłatą konsularną.

Błędem Wykonawcy nie są wybór sformułowań, stylu i struktury tekstów ani skład i sposób opracowania Kompletu w ramach profesjonalnej metodyki Wykonawcy (rozdział 6), jeżeli nie naruszają one wymogów konsulatu. Błędy w pisowni imion, nazwisk i danych paszportowych w finalnych formularzach i dokumentach przekazanych Zamawiającemu do sprawdzenia podlegają wyłącznie zasadzie wspólnej odpowiedzialności (50/50, poniżej) i nie są rażącym błędem Wykonawcy.

Z rażącym błędem zrównuje się zamknięcie albo anulowanie wniosku wskutek nieprzygotowania przez Wykonawcę odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia w terminie, który sam podał na podstawie pkt 2.1 (z uwzględnieniem zawiadomień o przedłużeniu): ponowne złożenie wniosku wykonuje się wtedy w całości na koszt Wykonawcy, wraz z opłatą konsularną.

Obowiązek Zamawiającego sprawdzenia swoich danych. Zamawiający ma obowiązek sprawdzić pisownię imion, nazwisk i danych paszportowych we wszystkich finalnych formularzach i dokumentach przed złożeniem wniosku – to jego bezwzględny obowiązek.

Skutki odmowy wywołanej błędem:

błąd w imionach, nazwiskach albo danych paszportowych, niewykryty przez Zamawiającego przy obowiązkowym sprawdzeniu (rozdział 7), → przy ponownym złożeniu wniosku nowa opłata konsularna dzieli się po połowie (50/50) – to strefa wspólnej odpowiedzialności Stron; zasadę stosuje się, jeżeli błąd obiektywnie występował w złożonych dokumentach, niezależnie od tego, czy konsulat wskazał przyczynę;
rażący błąd Wykonawcy (w rozumieniu niniejszego punktu) w dokumentach albo instrukcjach → ponowne złożenie wniosku w całości na koszt Wykonawcy, wraz z nową opłatą konsularną;
jeżeli dwa złożenia wniosku zakończyły się odmową, a rażący błąd Wykonawcy (w rozumieniu niniejszego punktu, w części dającej prawo do zwrotu) został wykazany przy pierwszym, drugim albo obu złożeniach – Zamawiający ma prawo zamiast dalszych ponownych złożeń otrzymać zwrot 75% ceny Usług w ciągu 10 (dziesięciu) dni roboczych, sposobem uzgodnionym przez Strony.

Istnienie albo brak błędu ustala się obiektywnie – po samych materiałach, odpowiedzi konsulatu i uzgodnionej na Czacie ścieżce, a nie po czyjejkolwiek subiektywnej ocenie. W razie braku porozumienia Strony mogą powołać uzgodnionego niezależnego eksperta; koszty eksperta ponosi Strona, której stanowisko się nie potwierdziło.

9.4. Przypadki, w których zwrot nie przysługuje. Zwrot z pkt 9.3 nie ma zastosowania, jeżeli odmowa, anulowanie albo inny niekorzystny wynik zostały wywołane okolicznościami po stronie Zamawiającego albo poza strefą odpowiedzialności Wykonawcy, w tym:

niewiarygodne, niepełne albo nieterminowo przekazane przez Zamawiającego informacje, znane mu w chwili zgłoszenia – w tym poprzednie deportacje i odmowy wjazdu, obowiązujące albo niezamknięte wizy, przekroczenia dozwolonego okresu pobytu i inne znane Zamawiającemu problemy z dawnymi wizami i podróżami;
naruszenie przez Zamawiającego obowiązków z rozdziału 7 (wyjazd z kraju składania wniosku bez uzgodnienia, brak odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia, zmiana gotowych dokumentów Kompletu);
uznaniowa (bez podania uzasadnienia) decyzja konsula, niezwiązana z błędem Wykonawcy;
zmiana polityki wizowej, zasad, praktyki albo terminów konsulatów i służb imigracyjnych.

Wykonawca ma prawo przed złożeniem wniosku poprosić Zamawiającego o pisemne odpowiedzi na pytania o historię wizową (deportacje, odmowy, przekroczenia okresu pobytu, obowiązujące wizy); niezgodność faktów z takimi odpowiedziami zrównuje się z zatajeniem informacji, jeżeli Zamawiający wiedział o niezgodności albo – działając rozsądnie – nie mógł o niej nie wiedzieć.

9.5. Relacja gwarancji i zwrotu. Odmowa bywa wydawana przez konsulat bez podania przyczyny i może nie zależeć od żadnej ze stron. Dlatego podstawową gwarancją Wykonawcy jest bezpłatne ponowne złożenie wniosku (pkt 8.2) – działa ono również wtedy, gdy przyczyny odmowy nie da się ustalić. Zwrot 75% ceny Usług (pkt 9.3) to mechanizm ostateczny, stosowany tylko przy stwierdzonym rażącym błędzie Wykonawcy (pkt 9.3) i tylko wtedy, gdy również ponowne złożenie wniosku zakończyło się odmową (dwa złożenia z odmową): w takim przypadku Zamawiający ma prawo zamiast dalszych ponownych złożeń otrzymać zwrot. Wcześniej rażący błąd Wykonawcy usuwa się ponownym złożeniem wniosku (opłata konsularna – na zasadach z pkt 9.3). Przypadki sporne Strony rozpatrują wspólnie: Zamawiającemu przedstawia się przekazane materiały i przyczynę odmowy z odpowiedzi konsulatu (jeżeli została podana) do sprawdzenia na podstawie obiektywnych danych; w razie braku porozumienia stosuje się tryb z rozdziału 11.

9.6. Wykonawca nie odpowiada za decyzje konsulatów oraz służb granicznych i imigracyjnych, za zmianę ich zasad i terminów, a także za sprawy nienależące do przedmiotu umowy (pkt 2.2).

9.7. Inne kwestie wzajemnych rozliczeń pieniężnych, nieuregulowane w pkt 9.3, strony rozstrzygają indywidualnie, w drodze negocjacji i za obopólną zgodą.

9.8. Tryb zgłaszania roszczeń przy odmowie. Aby skorzystać z gwarancji ponownego złożenia wniosku (pkt 8.2) albo ze zwrotu (pkt 9.3), Zamawiający przekazuje Wykonawcy oficjalną decyzję, zawiadomienie albo potwierdzenie statusu z oficjalnego systemu konsulatu (o odmowie albo o nieprzyjęciu wniosku) i zgłasza odpowiednie roszczenie w ciągu 14 (czternastu) dni kalendarzowych od chwili jego otrzymania, w każdym jednak razie nie później niż w ciągu 60 (sześćdziesięciu) dni kalendarzowych od dnia, w którym decyzja stała się dla Zamawiającego dostępna.

9.9. Szkody pośrednie. Wykonawca nie zwraca pośrednich i ubocznych wydatków ani szkód Zamawiającego nieobjętych ceną Usług – w tym kosztów biletów lotniczych, rezerwacji, zakwaterowania, ubezpieczeń oraz utraconych korzyści – powstałych w związku z odmową, opóźnieniem rozpatrywania albo zmianą zasad konsulatów.

9.10. Wiza nie gwarantuje wjazdu. Uzyskanie wizy DTV nie gwarantuje wpuszczenia do kraju: ostateczną decyzję o wjeździe podejmuje urzędnik służby granicznej albo imigracyjnej. Wykonawca nie odpowiada za odmowę wjazdu przy obowiązującej wizie.

10. Poufność i dane osobowe

10.1. Jakie dane przetwarzamy i po co. Aby świadczyć Usługi, Wykonawca przetwarza dane Zamawiającego: dane paszportowe i kontaktowe; zdjęcia; dokumenty i informacje o zatrudnieniu i środkach (bloki „Praca” i „Finanse”); historię wizową, w tym przekazane przez Zamawiającego poprzednie odmowy i inne okoliczności (rozdział 7); korespondencję na Czacie. W sprawie rodzinnej dotyczy to również danych członków rodziny: przekazując ich dokumenty, Zamawiający potwierdza, że ma do tego prawo (za osoby małoletnie – jako rodzic albo przedstawiciel ustawowy). Dane są wykorzystywane wyłącznie do celów umowy: sprawdzenie zgodności z wymogami, przygotowanie Kompletu, opieka przy składaniu wniosku i przy wezwaniach do uzupełnienia, rozliczenia oraz wykonanie obowiązków Wykonawcy wynikających z prawa kraju jego rejestracji. Do innych celów (reklama, przekazywanie zewnętrznym serwisom mailingowym itp.) dane nie są wykorzystywane.

10.2. Podstawa przetwarzania. Dane osobowe Zamawiającego i wskazanych przez niego członków rodziny są przetwarzane w celu wykonania umowy oraz podjęcia działań na prośbę Zamawiającego przed jej zawarciem (cele z pkt 10.1, w tym usługi dodatkowe i jednorazowe, pkt 2.3, 2.5, 2.6), a także w celu wykonania obowiązków Wykonawcy wynikających z prawa – prowadzenia ewidencji i przechowywania dokumentów umownych i płatniczych (pkt 10.5). Takie przetwarzanie nie wymaga odrębnej zgody, a przyjęcie Regulaminu nie jest zgodą na przetwarzanie danych: bez tych danych świadczenie Usług jest niemożliwe. Przetwarzanie wykraczające poza to, co jest niezbędne do umowy, odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnej zgody Zamawiającego, którą może on w każdej chwili wycofać; wycofanie nie dotyczy przetwarzania dokonanego wcześniej. Wykonawca nie podejmuje w sposób zautomatyzowany decyzji wywołujących wobec Zamawiającego skutki prawne albo podobnie istotne i nie prowadzi profilowania: oceny i decyzje w Sprawie należą do mistrzów.

10.3. Kto ma dostęp. Dostęp do materiałów Sprawy mają wyłącznie prowadzący opiekun i mistrzowie zaangażowani w Sprawę – każdy w zakresie potrzebnym do swojej części pracy. Przy angażowaniu osób trzecich (pkt 2.3) przekazuje się im tylko niezbędne minimum dla konkretnej usługi, z zobowiązaniem do poufności. Wykonawca prowadzi ewidencję przekazań: jakie dane, komu, kiedy i w jakim celu zostały przekazane – i na prośbę Zamawiającego informuje, komu jego dane były przekazywane.

10.4. Przekazywanie danych za granicę. Wniosek składa się przez osobiste konto Zamawiającego (pkt 8.6) – to sam Zamawiający przekazuje dane konsulatowi, a Wykonawca przygotowuje Komplet. W usłudze ze złożeniem wniosku przez zaangażowane osoby (pkt 2.3) dane konsulatowi przekazują te osoby w zakresie pkt 10.3. Tam, gdzie Wykonawca sam ma do czynienia z danymi poza krajem swojej rejestracji (mistrzowie na miejscu, usługi z pkt 2.3, w tym VIP Fast Track), Zamawiający, przyjmując Regulamin, zgadza się na takie przekazanie i jest poinformowany, że poziom ochrony danych w kraju składania wniosku albo pobytu może różnić się od poziomu w kraju rejestracji Wykonawcy; przekazywane jest niezbędne minimum.

Zamawiający jest poinformowany: przy wykonywaniu umowy jego dane są przetwarzane i przechowywane poza państwem jego zamieszkania – w kraju rejestracji Wykonawcy i w serwisach, z których Wykonawca korzysta do korespondencji, ewidencji i tłumaczenia (pkt 10.3). Wobec kraju rejestracji Wykonawcy nie ma decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych – ani Komisji Europejskiej, ani organów państwa zamieszkania Zamawiającego; dlatego przekazywane jest niezbędne minimum danych, a wszystkie angażowane osoby przyjmują zobowiązanie do poufności. Dokumenty, które Zamawiający sam przysyła na Czat, przekazuje Wykonawcy bezpośrednio: to jego własne zgłoszenie do Wykonawcy, a nie przekazanie danych za granicę przez osobę trzecią.

10.5. Jak długo przechowujemy. Terminy zależą od przeznaczenia danych:

– korespondencja oraz materiały umowne i płatnicze – 3 lata od końca danego roku (okres, w którym organy podatkowe i inne urzędy w miejscu rejestracji Wykonawcy mogą żądać dokumentów);

– Komplet i dokumenty Sprawy – na czas obowiązywania gwarancji (pkt 8.1–8.2, 8.7): bez nich ponowne złożenie wniosku i wsparcie w sprawach wizy nie są możliwe;

– Komplet Zamawiającego i materiały wezwania do uzupełnienia przy usługach jednorazowych (pkt 2.5, 2.6) – 30 dni po przesłaniu Protokołu albo odpowiedzi lub po zwrocie płatności (pkt 8.12), potem są usuwane; sam Protokół albo odpowiedź oraz informacje o płatności przechowuje się jak materiały umowne i płatnicze;

– kopie robocze i wersje robocze niepotrzebne do gwarancji i ewidencji – są usuwane po zakończeniu Sprawy.

Po upływie tych terminów dane są usuwane albo anonimizowane.

10.6. Prawa Zamawiającego. Zamawiający ma prawo w każdej chwili zapytać na Czacie: jakie jego dane są przechowywane; poprosić o ich kopię; o sprostowanie danych nieścisłych; o usunięcie danych, których nie obejmują obowiązkowe terminy przechowywania (pkt 10.5). Na prośbę Zamawiającego Wykonawca usunie materiały Sprawy również przed upływem okresu gwarancji – wtedy gwarancyjne ponowne złożenie wniosku (pkt 8.2) będzie możliwe dopiero po ponownym przekazaniu dokumentów przez Zamawiającego. Odpowiedź na zapytanie – w ciągu 10 (dziesięciu) dni roboczych.

10.7. Bezpieczeństwo. Wykonawca stosuje rozsądne środki organizacyjne i techniczne chroniące dane przed utratą i dostępem osób postronnych; dane nie są publikowane ani przekazywane nikomu poza przypadkami wprost wskazanymi w niniejszym rozdziale albo przewidzianymi prawem.

10.8. Metodyka Wykonawcy. Zamawiający nie ujawnia osobom trzecim metodyki pracy Wykonawcy ani treści materiałów wewnętrznych. Nie ogranicza to prawa Zamawiającego do zostawiania opinii o jakości usług i do wykorzystania korespondencji w sądzie i przed organami państwowymi.

10.9. Kanał oficjalny. Strony komunikują się pisemnie przez Czat. Korespondencję na Czacie uznaje się za oficjalną i ma ona moc dowodową. Znaczenie umowne mają te wiadomości, którymi Strony dokonują czynności wprost przewidzianych niniejszym Regulaminem: przyjęcie oferty (rozdział 3), uzgodnienie składu wnioskodawców, ceny, ścieżki składania wniosku i terminów (rozdziały 2, 4, 5), zamówienie usług dodatkowych i jednorazowych (pkt 2.3, 2.5, 2.6), warunki indywidualne (pkt 3.3), polecenia, potwierdzenia, reklamacje i zawiadomienia. Pozostałe wiadomości mają charakter roboczy i informacyjny: same z siebie nie zmieniają warunków umowy i nie tworzą zobowiązań. Oczywiste błędy i literówki w wiadomościach (w tym w kwotach, datach i nazwach), a także wiadomości wysłane wskutek awarii technicznej, nie tworzą zobowiązań i podlegają poprawieniu – Strona, która je zauważy, zgłasza to na Czacie. Zmiana wcześniej uzgodnionych warunków następuje przez wyraźne pisemne potwierdzenie Stron na Czacie albo w odrębnym dokumencie, poza przypadkami, w których Regulamin wprost przewiduje zawiadomienie jednej ze Stron (na przykład o nowym terminie – rozdział 4). Rozmowy głosowe i wideo nie są standardowym formatem pracy.

11. Tryb rozstrzygania rozbieżności

11.1. Wszystkie kwestie sporne strony starają się uregulować w drodze negocjacji na Czacie, w dobrej wierze i w rozsądnych terminach.

11.2. Reklamację składa się pisemnie przez Czat. Strona, która otrzymała reklamację, rozpatruje ją i udziela odpowiedzi w ciągu 10 (dziesięciu) dni roboczych.

11.3. Jeżeli sprawy nie da się rozwiązać na poziomie prowadzącego opiekuna, trafia ona do głównego opiekuna Wykonawcy do ponownego rozpatrzenia – jako dodatkowa próba porozumienia, a nie jako ostateczne rozstrzygnięcie Wykonawcy we własnym sporze. Strony w dobrej wierze szukają rozwiązania możliwego do przyjęcia dla obu; w razie braku porozumienia stosuje się pkt 11.5.

11.4. Strony uznają korespondencję na Czacie za wystarczające potwierdzenie ustaleń i faktów przy rozstrzyganiu rozbieżności.

11.5. Prawo właściwe i tryb rozstrzygania sporów. Do niniejszego Regulaminu stosuje się prawo kraju rejestracji Wykonawcy. Strony najpierw rozstrzygają spór w drodze negocjacji przez Czat (pkt 11.1–11.3). Jeżeli spór nie zostanie uregulowany, trafia do właściwego sądu według miejsca rejestracji Wykonawcy. Zamawiający będący konsumentem ma prawo wystąpić z roszczeniem również do właściwego sądu według swojego miejsca zamieszkania. Niniejszy punkt nie ogranicza praw Zamawiającego przyznanych mu bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa w miejscu jego zamieszkania.

Jeżeli Zamawiający jest konsumentem, wybór prawa kraju rejestracji Wykonawcy nie pozbawia go ochrony, którą dają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa państwa jego zamieszkania; jeżeli prawo państwa zamieszkania Zamawiającego będącego konsumentem nie dopuszcza wyboru innego prawa, do umowy z nim stosuje się prawo tego państwa. Wykonawca nie ma siedziby w UE i nie uczestniczy w dobrowolnych systemach pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich (ADR): spór jest rozpatrywany w trybie pkt 11.1–11.3, a w razie braku porozumienia – przez właściwy sąd. Nie ogranicza to prawa Zamawiającego będącego konsumentem do zwrócenia się do organu ochrony praw konsumentów albo do przewidzianego prawem jego państwa organu do spraw sporów konsumenckich w miejscu zamieszkania.

12. Siła wyższa

Strony są zwolnione z odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązań, jeżeli zostało ono wywołane siłą wyższą (zmiana polityki wizowej i zasad konsulatów, wstrzymanie przyjmowania wniosków, klęski żywiołowe, działania wojenne, akty organów władzy, długotrwałe awarie techniczne łączności albo systemów płatniczych itp.). O wystąpieniu takich okoliczności strona zawiadamia drugą stronę przez Czat. Skutki niemożności świadczenia Usług dla wzajemnych rozliczeń Stron określa pkt 8.9.

13. Okres obowiązywania i pozostałe warunki

13.1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania i obowiązuje do odwołania przez Wykonawcę.

13.2. Wykonawca ma prawo zmieniać warunki Regulaminu, publikując nową wersję. Do już rozpoczętych Spraw stosuje się wersję obowiązującą w chwili przyjęcia oferty. Sposób stosowania zmian do umów zawartych w innych językach określa część „Język Regulaminu” na początku dokumentu.

13.3. Umowa obowiązuje do pełnego wykonania przez strony zobowiązań w konkretnej Sprawie.

13.4. We wszystkim, czego Regulamin nie reguluje, Strony kierują się ustaleniami utrwalonymi na Czacie w trybie pkt 10.9 oraz zasadami dobrej wiary.

14. Dane Wykonawcy

Wykonawca: serwis DocPicasso – pracownia wizowa, strona niniejszego Regulaminu (w tekście: „Wykonawca”, „pracownia”).
Dane rejestrowe Wykonawcy (nazwa, numer rejestrowy i adres) są przesyłane Zamawiającemu na Czacie przed przyjęciem oferty – na prośbę albo razem z warunkami – i wskazywane w dokumentach płatniczych.
Dane do zapłaty są przesyłane Zamawiającemu na Czacie przy uzgadnianiu sposobu zapłaty (pkt 5.4, 5.6).
E-mail: hello@docpicasso.com
WhatsApp: +66 92 663 12 32
Telegram: @DocPicasso
Kanał prowadzenia Sprawy: Czat (Telegram albo WhatsApp – rozdział 1).

Załącznik 1. Wzór formularza odstąpienia od umowy

Formularz jest przeznaczony dla Zamawiającego będącego konsumentem, który zdecydował się odstąpić od umowy (pkt 3.4). Korzystanie właśnie z tego formularza nie jest obowiązkowe: wystarczy dowolne jednoznaczne oświadczenie wysłane na Czacie albo pocztą elektroniczną na hello@docpicasso.com.

Adresat: DocPicasso – hello@docpicasso.com, Telegram @DocPicasso, WhatsApp +66 92 663 12 32.

Niniejszym oświadczam, że odstępuję od zawartej przeze mnie umowy o świadczenie usług:

data zawarcia umowy (przyjęcia oferty):
imię i nazwisko Zamawiającego:
adres Zamawiającego:
kanał i adres Czatu, w którym prowadzona była korespondencja (Telegram albo WhatsApp):
data oświadczenia:
podpis (tylko jeżeli formularz jest składany na papierze):

Przyjmując niniejszy Regulamin, Zamawiający potwierdza, że zapoznał się z jego warunkami, rozumie podział odpowiedzialności między stronami i zgadza się z trybem pracy oraz rozstrzygania rozbieżności.